De vaste telefoonlijn is in veel bedrijven het laatste stuk techniek dat nooit is aangepakt. Er staan toestellen op bureaus die niemand meer gebruikt, terwijl het contact via mobiele nummers loopt die nergens geregistreerd staan. Zodra iemand uit dienst gaat, blijkt dan dat klanten nog steeds dat privénummer bellen.

Wat een centrale tegenwoordig is

Een telefooncentrale is geen kast in de meterkast meer maar software. Gesprekken lopen via internet, en toestellen, apps en computers zijn daar allemaal op aan te sluiten. Op de pagina over PBXcomplete wordt dat ingevuld met een 3CX-oplossing waarbij thuiswerkers via een gratis app op de mobiel bellen en gebeld worden, en gesprekken vanuit die app zonder omweg worden doorverbonden naar een collega.

Het prijsmodel is het echte verschil

Bij de meeste aanbieders wordt per gebruiker afgerekend, waardoor het bedrag meegroeit met het personeelsbestand. Hier gaat het om een vast maandbedrag voor een onbeperkt aantal gebruikers, waarbij het aantal gelijktijdige gesprekken de maat is. Het instappakket kost 29,50 euro per maand voor vier gelijktijdige gesprekken. Voor een bedrijf met twaalf medewerkers die zelden allemaal tegelijk bellen, scheelt dat aanzienlijk.

Zichtbaar wie er in gesprek is

De web-client laat zien wie beschikbaar is en wie in gesprek. Dat lijkt een klein ding, maar het voorkomt de situatie waarin een beller vier keer wordt doorverbonden voordat iemand opneemt. Terugbelverzoeken lopen via de chat, waardoor ze niet meer op een geeltje naast een toestel belanden.

Vast en mobiel aan elkaar knopen

Voor bedrijven met monteurs of vertegenwoordigers onderweg is de koppeling tussen vast en mobiel het belangrijkste onderdeel. Op de pagina over pbxcomplete.nl staat dat gesprekken via internet lopen in plaats van via een traditionele lijn, en dat bellen naar verschillende typen apparaten mogelijk is, van computer tot mobiele telefoon. Daarmee blijft het bedrijfsnummer het nummer dat in beeld komt, ook als er vanaf een mobiel wordt gebeld.

Wat er nodig is aan verbinding

De kwaliteit van internettelefonie hangt af van de verbinding. Een stabiele lijn met voldoende upload is belangrijker dan een hoge downloadsnelheid, omdat spraak beide kanten op moet. In panden waar het wifi-netwerk wisselend is, loont het om de toestellen bekabeld aan te sluiten.

Nummers meenemen

Bestaande nummers zijn mee te nemen naar een andere aanbieder. Dat is bij veel bedrijven de reden om het uit te stellen, terwijl het administratief werk is dat door de nieuwe aanbieder wordt gedaan. Wat wel aandacht vraagt, is het moment van overzetten, zodat er geen dag tussen zit waarop niemand bereikbaar is.

Een overstap voorbereiden

Voorafgaand aan een overstap helpt het om in kaart te brengen welke nummers in omloop zijn, hoeveel gesprekken er gelijktijdig lopen op een drukke ochtend en welke toestellen nog in gebruik zijn. Met die drie gegevens is een reële offerte te maken.