Wie het benutten van de ruimtes op kantoor zo makkelijk en efficiënt als mogelijk wil maken, werkt met room booking. Dit bespaart tijd en kosten en komt de productiviteit ten goede. Met een room booking systeem kan je zorgen dat bijvoorbeeld vergaderruimtes en zalen goed benut worden. Op deze plek kan je leren wat de voordelen hiervan zijn. Zo kan je zelf ook bepalen of het voor jouw bedrijf van waarde kan zijn.

Wat is room booking precies?

Room booking is een verzamelterm voor alles wat met beheren en reserveren van ruimtes te maken heeft. Ze zijn er in allerlei vormen, bijvoorbeeld van Reflex Online. Je kan daarmee vergaderruimtes, gedeelde werkplekken, zalen en andere ruimtes beter reserveren en beheren. Het wordt allemaal een stuk eenvoudiger gemaakt en alle medewerkers hebben inzicht in de beschikbare kamers en plekken en wat de status ervan op elk moment is. Zo is te zorgen dat er meer uit het gebruik van ruimtes te halen is.

Zorgen voor structuur

Een groot voordeel van werken met dit type systeem is dat het veel structuur in de organisatie van de ruimtes aanbrengt. Dit brengt met zich mee dat verwarring en frustratie minder snel zullen optreden. Het is fijn wanneer een meeting gewoon door kan gaan en er productief gewerkt kan worden door de medewerkers. Een goed systeem brengt daarnaast ook nog eens veel andere voordelen met zich mee.

Andere voordelen van room booking

Reserveren en beheren wordt heel simpel. Daarnaast kan je werken met een pc, maar ook met een app voor tablet of smartphone. Je kan het systeem koppelen aan agendasoftware zoals Outlook, Office of Calender. Je hebt bovendien altijd realtime inzicht in alle bezetting. Dit kan je ook op bijvoorbeeld een zaaldisplay tonen voor de aanwezigen. Ook kan je extra faciliteiten boeken in het systeem. Daarnaast zijn allerlei rapportages over ruimtegebruik uit te draaien.

Wat is verder van belang?

Met room booking is niet alleen het reserveren een stuk gemakkelijker. Iedereen die hier belang bij heeft de juiste inzichten geven is ook een stuk gemakkelijker. Dat kan zowel in het systeem, als bij de ruimtes worden weergegeven. Daardoor weet iedereen altijd en op elke plek precies hoe het zit met de bezetting en wat de mogelijkheden zijn. Zeker in de grotere organisaties kan dit dus het nodige opleveren. Dat zorgt ook voor een meer professionele uitstraling naar de gasten toe.