Purchase-to-pay, ook wel afgekort als p2p, zijn alle processen die te maken hebben met geldtransacties en de bijbebehorende documentatie. Denk aan interne (zoals declaraties) en externe transacties (betaling van leveranciers). Handmatig kan dit jou of één van je medewerkers veel tijd kosten. Maar wat nou als ik zeg dat dit proces bijna volledig geautomatiseerd kan worden, waardoor je er bijna geen omkijken meer naar hebt? Zo kun jij weer tijd vrijmaken voor de dingen die er voor jou echt toe doen in je bedrijf, of de dingen die je leuker vindt om te doen. Lees snel verder, want in dit artikel geven we je een korte introductie tot p2p automatisatie.

Documenten automatiseren

Een van de tijdbesparende dingen die je kunt doen met p2p automatisatie is het automatiseren van documentatie. Er zijn veel soorten software die hierbij kunnen helpen, zoals Basware en nog heel veel andere. Met deze software kun je alle gegevens/documenten die je momenteel bezit online opslaan. Deze worden verwerkt in een database waar al je gegevens centraal worden weergegeven. Vervolgens kun je automatisch inkopen, contracten, declaraties en personeelskosten invoeren en deze automatisch laten uitdraaien wanneer je maar wilt. 

Daarnaast is er ook nog de mogelijkheid om factuurverwerking te integreren in de automatisatie. Zo hoef je zelf ook nooit meer facturen te maken, maar wordt dit automatisch voor je gedaan wanneer je maar wilt. Mocht je deze facturen standaard versturen, dan kun je ze ook inplannen, waardoor je er al helemaal geen omkijken meer naar hebt. Alles wordt automatisch opgeslagen in de database. Indien een klant een factuur niet tijdig betaalt, krijg je hier een melding van. Andersom werkt dit ook zo en krijg je een notificatie als je nog iets moet betalen.

Interne automatisatie die enorm veel tijd bespaart

De mogelijkheden zijn met p2p automatisatie eindeloos, zoals bijvoorbeeld op het gebied van interne transacties. Je moet nu waarschijnlijk nog handmatig declaraties van je personeel goedkeuren, kilometers declareren en personeel uitbetalen. Met p2p automatisatie hoef je hier niet meer actief mee bezig te zijn. Je geeft je personeel de app en ze kunnen hun kosten zelf invullen. Het enige wat jij hoeft te doen is een akkoord geven. Vervolgens wordt je personeel automatisch uitbetaald en worden hun declaraties hierin meegenomen. Je ziet dus wel hoeveel tijd dit je kan schelen. We raden je daarom zeker aan om eens uit te zoeken of p2p automatisatie ook iets voor jou is.